Комитет по делопроизводству и работе с обращениями граждан

ПОЛОЖЕНИЕ

О КОМИТЕТЕ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ

С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ЩЕКИНСКИЙ РАЙОН

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет назначение, основные задачи, организационную структуру, функции, обязанности и права, ответственность комитета по делопроизводству и работе с обращениями граждан администрации муниципального образования Щекинский район (далее - Положение).

1.2. Комитет по делопроизводству и работе с обращениями граждан администрации муниципального образования Щекинский район (далее - комитет) является отраслевым (функциональным) органом администрации муниципального образования Щекинский район (далее – администрация) без образования юридического лица, обеспечивающим функционирование единой системы делопроизводства в администрации, организацию рассмотрения обращений  граждан и организаций, запросов пользователей информации, организацию системы контроля за исполнением документов и обращений граждан и организаций.

1.3. Комитет образован в соответствии со структурой администрации, утвержденной Собранием представителей муниципального образования Щекинский район (далее – Собрание представителей), непосредственно подчиняется руководителю аппарата администрации, который контролирует деятельность комитета.

1.4. Комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными конституционными законами, Федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, Постановлениями Правительства Российской Федерации, Законами и правовыми актами Тульской области, Уставом муниципального образования Щекинский район, правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования Щекинский район, настоящим Положением, а также годовым и ежемесячными планами работ комитета.

1.5. Комитет взаимодействует с отраслевыми (функциональными) органами администрации, Правительством Тульской области, администрациями иных муниципальных образований, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, организациями в рамках функций и задач, возложенных на Комитет.

1.6. Комитет возглавляет председатель комитета по делопроизводству и работе с обращениями граждан администрации (далее – председатель комитета). Председатель комитета назначается на должность и освобождается от должности главой администрации муниципального образования Щекинский район.

1.7. Муниципальные служащие комитета, работники комитета, замещающие должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы (далее – сотрудники комитета) назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности главой администрации.

1.8. Местонахождение комитета: 301248, г. Щекино, пл. Ленина, д. 1, Тульская область, Щекинский район.

2. Основные задачи комитета

Основными задачами комитета являются:

2.1. Обеспечение делопроизводства в Администрации, в том числе работы в автоматизированной системе электронного документооборота Тульской области «Дело-WEB» (далее – «Дело-WEB»).

2.2. Контроль за организацией и соблюдением установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) органах администрации.

2.3. Обеспечение бесперебойного прохождения документов в аппарате администрации Щекинского района, своевременного ознакомления с ними, контроля, за правильностью их оформления, исполнения, сохранности и подготовки к передаче на архивное хранение.

2.4. Обеспечение соблюдения установленного порядка рассмотрения письменных и устных обращений граждан, приема населения в администрации Щекинского района.

2.5. Обеспечение в постоянном режиме работы с обращениями (сообщениями) граждан, поступающими по каналам связи: «Платформа обратной связи» (ПОС), «ОНФ. Помощь».

2.6. Разработка проектов муниципальных правовых актов администрации Щекинского района по совершенствованию документационного обеспечения администрации, по повышению эффективности работы по рассмотрению обращений граждан, о представительских расходах администрации и других в рамках функций и задач, возложенных на Комитет.

2.7. Организация предоставления муниципальной услуги.

2.8. Осуществление методического руководства в отраслевых (функциональных) органах администрации по вопросам делопроизводства.

2.9. Организация методической, практической помощи и контроля за работой в «Дело-WEB» в администрациях муниципальных образований Щекинского района, муниципальных учреждениях, подведомственных администрации, подключенных к «Дело-WEB».

2.10. Обеспечение в постоянном режиме работы в администрации системы личного приема граждан, обратившихся на личный прием в приемные Президента Российской Федерации, приемные государственных органов или органов местного самоуправления в режиме видеосвязи или аудиосвязи.

2.11. Обеспечение в постоянном режиме размещения обращений граждан в системе ССТУ.РФ.

3. Основные функции комитета

В соответствии с основными задачами комитет осуществляет следующие функции:

3.1. В области обеспечения делопроизводства в администрации, в том числе работы в «Дело-WEB»:

3.1.1. Принимает, обрабатывает, распределяет поступившие документы, обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан и организаций);

3.1.2. Регистрирует документы, обращения граждан и организаций, поступившие в адрес администрации, главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации, направляет их на рассмотрение главе, заместителям главы, руководителю аппарата, в отраслевые (функциональные) органы администрации в соответствии с их компетенцией;

3.1.3. Обеспечивает контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан и организаций, поступивших в адрес администрации, главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации, в установленный законодательством Российской Федерации срок;

3.1.4. Готовит информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций, а также о мерах, принимаемым по таким обращениям;

3.1.5. Регистрирует и отправляет письма, иную корреспонденцию за подписью главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации, ответы авторам обращений и исходящие документы, подготовленные в рамках рассмотрения обращений граждан и организаций;

3.1.6. Формирует реестры отправки простых и заказных почтовых отправлений;

3.1.7. Составляет авансовые отчеты по представительским и почтовым расходам;

3.1.8. Организует подготовку сводной номенклатуры дел администрации;

3.1.9. Организует учет, хранение оригиналов постановлений и распоряжений по основной деятельности администрации, выдачу копий документов, согласно запросам органов государственной власти Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, граждан (в течение 5 лет с года утверждения правового акта);

3.1.10.  Составляет описи дел постоянного хранения;

3.1.11. Передает дела постоянного хранения в муниципальное казенное учреждение «Архив Щекинского района»;

3.1.12. Составляет акты выделения дел и документов к уничтожению, передачи дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению, на уничтожение согласно актам;

3.1.13. Обеспечивает работу Центральной экспертной комиссии администрации;

3.1.14. Осуществляет проведение проверок ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан и организаций в отраслевых (функциональных) органах администрации, готовит рекомендации по итогам проведения проверок;

3.1.15. Организует работу по оптимизации документационных процессов, осуществляет постановку задач на разработку и внедрение информационных технологий для обеспечения функций регистрации, учета и контроля;

3.1.16. Осуществляет координацию деятельности отраслевых (функциональных) органов администрации по вопросам ведения делопроизводства;

3.1.17. Готовит аналитические справки и отчеты по вопросам работы с документами, обращениями граждан и организаций в рамках функций и задач, возложенных на Комитет.

3.1.18. Осуществляет учет печатей и штампов, выдачу их отраслевым (функциональным) органам администрации, не наделенным правами юридического лица, контроль хранения печатей и штампов.

3.2. В области подготовки проектов муниципальных правовых актов администрации:

3.2.1. Осуществляет проверку проектов муниципальных правовых актов администрации на соответствие инструкции по делопроизводству администрации муниципального образования Щекинский район, ГОСТ 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», наличие виз согласования руководителей, приложений, адресатов, пояснительной записки (для нормативных правовых актов: правового заключения на проект НПА, справки о проведении независимой антикоррупционной экспертизы к проекту НПА, протокола общественных обсуждений проекта НПА, заключения по результатам проведения антикоррупционной экспертизы проекта НПА, акта об обнародовании НПА);

3.2.2. Согласовывает проекты муниципальных правовых актов администрации;

3.2.3. Регистрирует муниципальные правовые акты администрации;

3.2.4. Формирует реестры муниципальных правовых актов администрации и предоставляет их в комитет по правовой работе администрации;

3.2.5. Формирует муниципальные правовые акты администрации в дела (тома), в соответствии с номенклатурой дел администрации;

3.2.6. Осуществляет выдачу копий муниципальных правовых актов администрации, заверенных в соответствии с правилами делопроизводства, установленными в администрации, выписок из муниципальных правовых актов администрации;

3.2.7. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов администрации в рамках функций и задач, возложенных на Комитет;

3.2.8. Осуществляет контроль за исполнением принятых муниципальных правовых актов администрации.

3.3. В области организации приема граждан:

3.3.1. Готовит графики личных приемов и тематических консультаций должностными лицами администрации;

3.3.2. Обеспечивает в постоянном режиме работу с обращениями (сообщениями) граждан, поступающими по каналам связи: «Платформа обратной связи», «ОНФ. Помощь»;

3.3.3. Обеспечивает ведение, актуализирует информацию раздела «Обращения граждан» на официальном сайте муниципального образования Щекинский район в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

3.3.4. Консультирует граждан по вопросам работы с обращениями граждан в администрации.

3.4. В области организации предоставления муниципальной услуги:

3.4.1. Разрабатывает, актуализирует административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц на получение копий постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Щекинский район, выписок из постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Щекинский район» (далее – муниципальная услуга);

3.4.2. Обеспечивает работу в региональной системе электронного Правительства Тульской области (РСЭП ТО) по получению запросов в электронной форме о предоставлении муниципальных услуг;

3.4.3. Предоставляет информацию в комитет по организационной работе и взаимодействию с ОМС администрации для актуализации сведений о муниципальной услуге в Реестре государственных услуг (функций) Тульской области и размещения сведений о муниципальной услуге на Едином портале государственных и муниципальных услуг;

3.5. В области организации методической, практической помощи и контроля за работой в АСЭД «Дело» в подведомственных Администрации муниципальных учреждениях, подключенных к АСЭД «Дело»:

3.5.1. Осуществляет методическую помощь и консультирование специалистов администраций муниципальных образований Щекинского района, муниципальных учреждений, подведомственных администрации, подключенных к «Дело-WEB», по вопросам ведения делопроизводства;

3.5.2. Осуществляет проведение проверок ведения делопроизводства, работы в «Дело-WEB» в администрациях муниципальных образований Щекинского района, муниципальных учреждениях, подведомственных администрации, подключенных к «Дело-WEB», подготавливает рекомендации по итогам проведения выездов и проверок.

4. Обеспечение деятельности комитета

4.1. Комитет имеет право:

4.1.1. Запрашивать в установленном порядке и получать на безвозмездной основе от отраслевых (функциональных) органов администрации Щекинского района, предприятий и организаций документы и информацию, необходимые для реализации своих функций.

4.1.2. Требовать от отраслевых (функциональных) органов администрации представления информации об исполнении служебных документов и рассмотрения обращений граждан и организаций.

4.1.3. Возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований работы с документами и порядка рассмотрения обращений граждан и организаций.

4.1.4. Заверять копии постановлений и распоряжений администрации.

4.1.5. Пользоваться печатями и штампами администрации.

4.1.6. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции комитета.

4.1.7. Пользоваться информационными базами и банками данных администрации, а также создавать собственные служебные банки данных.

4.1.8. Вносить предложения руководству администрации о привлечении к дисциплинарной ответственности в случаях нарушения подразделениями и специалистами установленных правил работы с документами.

4.2. Комитет обязан:

4.2.1. По требованию правоохранительных органов, суда, органов государственного управления и органов местного самоуправления предоставлять информацию по вопросам деятельности комитета.

4.2.2. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Тульской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования Щекинского района, муниципальными правовыми актами муниципального образования город Щекино Щекинского района.

4.2.3. Рассматривать жалобы, заявления и обращения физических и юридических лиц, в пределах предоставленных полномочий.

5. Организация управления комитетом

5.1. Положение о комитете утверждается распоряжением администрации муниципального образования Щекинский район.

5.2. Комитет возглавляет председатель комитета, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации Щекинского района.

5.3. Председатель несет ответственность за выполнение возложенных на комитет задач и функций.

5.4. Председатель комитета:

5.4.1. Представляет интересы комитета без доверенности во всех учреждениях, организациях и предприятиях;

5.4.2. Распределяет обязанности между заместителем и другими работниками комитета, устанавливает степень ответственности за нарушения в сфере их деятельности;

5.4.3. Осуществляет контроль, за качеством выполнения служебных обязанностей служащими комитета;

5.4.4. В установленном порядке вносит предложения о применении к служащим комитета мер поощрения и мер дисциплинарного взыскания в соответствии с действующим законодательством;

5.4.5. Информирует руководство о состоянии работы комитета и доводит до работников комитета документы и информацию, необходимые для качественного и своевременного выполнения задач и функций комитета;

5.4.6. Обеспечивает соблюдение служебной дисциплины в комитете.

5.4.7. Осуществляет иные полномочия, необходимые для обеспечения деятельности комитета.

5.5. В штате комитета работают муниципальные служащие и лица, замещающие должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы.

5.6. Назначение и освобождение от должности муниципальных служащих и лиц, замещающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, применение к ним мер поощрения или дисциплинарной ответственности производится на основании распоряжений администрации.

5.7. Квалификационные требования к работникам Комитета, замещающим должности муниципальной службы, ограничения и гарантии их деятельности определены действующим законодательством, должностной инструкцией, а также условиями заключаемого с ними трудового договора.

6. Ответственность

6.1. Председатель комитета несет ответственность за результаты деятельности комитета, своевременность и качество выполняемых задач и функций, возложенных на комитет настоящим Положением.

6.2. Председатель комитета несет ответственность за соблюдение ограничений, предусмотренных законодательством о муниципальной службе.

6.3. Сотрудники комитета несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Тульской области о муниципальной службе.

6.4. Порядок привлечения к ответственности председателя комитета, сотрудников комитета, устанавливается действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями администрации, трудовым договором.

_________________________________________